Изображения
Цвета сайта
Шрифт

Официальный портал Администрации Пролетарского района Ростовской области

Организация работы по рассмотрению обращений граждан 

 
 Порядок организации работы по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие процедуры:
 
прием и регистрация обращений;
рассмотрение обращений;
направление ответа на обращение;
личный прием граждан.
 
 Обращение, поступившее в Администрацию Пролетарского района, подлежит обязательному рассмотрению.
 В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый (электронный) адрес,
по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в соответствующий орган в соответствии с его компетенцией.
 Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
 При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, должностное лицо вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
 В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в органы исполнительной власти, органы местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
  В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направлявшимися обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, а также при условии, что указанное обращение и ранее направлявшиеся обращения поступали в Администрацию Пролетарского района или одному и тому же должностному лицу, может быть принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
  Решение о прекращении переписки ввиду безосновательности рассмотрения очередного обращения принимается главой Администрации Пролетарского района, его заместителями, руководителями органов и структурных подразделений Администрации района на основании предложения начальника сектора или ответственного исполнителя.
 В случае, если обращение, поступившее в Администрацию Пролетарского района, было переадресовано для рассмотрения по компетенции в органы исполнительной власти, органы местного самоуправления или в иные органы, решение о безосновательности очередного обращения и о прекращении переписки принимается руководителем соответствующего органа власти, органа местного самоуправления.
 В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
 В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в Администрацию Пролетарского района или должностному лицу Администрации Пролетарского района.
 Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится старшим инспектором – секретарем приемной главы Администрации Пролетарского района.
 По просьбе гражданина старшим инспектором – секретарем приемной главы Администрации Пролетарского района на копии или втором экземпляре принятого обращения проставляется отметка о принятии, содержащая регистрационный номер  и дату поступления обращения.
 Обращения, поступившие в Администрацию Пролетарского района  по факсу, принимаются и регистрируются старшим инспектором – секретарем приемной главы Администрации Пролетарского района.
 Обращения, поступившие в Администрацию Пролетарского района с помощью сервиса «Электронная приемная граждан Ростовской области» автоматически регистрируются в системе электронного документооборота «Дело» и ответ направляется также автоматически на электронный адрес поступившего обращения.
 Поступившие в адрес должностных лиц Администрации Пролетарского района письма с пометкой «Лично», с правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются и передаются старшим инспектором – секретарем приемной главы Администрации Пролетарского района  должностному лицу, которому они адресованы.
  В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения граждан, корреспонденция в течение одного дня передается должностным лицом в сектор для регистрации и направления по принадлежности для рассмотрения.
 Регистрация обращений граждан, поступивших в Администрацию Пролетарского района, независимо от способов их доставки, производится работниками сектора в соответствии с пунктом 2.10 раздела 2 настоящего Порядка.
 Учет, систематизация и анализ обращений граждан осуществляются с использованием межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело»).
 Работники сектора обязаны сверить указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчество, адрес автора, прочитать обращение, определить его тематику и выявить поставленные заявителем вопросы, проверить обращение на повторность, зарегистрировать в регистрационной форме системы «Дело».
 Конверты сохраняются вместе с обращением в течение всего периода его рассмотрения и хранения.
 Информация о поступившем обращении вносится в регистрационную карточку системы «Дело». В обязательном порядке вносится следующая информация:
 
дата поступления обращения;
фамилия, имя, отчество заявителя (последнее – при наличии);
почтовый адрес заявителя и (или) адрес электронной почты;
канал поступления обращения (почта, www.letters.donland.ru, принято в отделе, курьер и тому подобное);
сведения об адресате (Администрации Пролетарского района, Глава Администрации Пролетарского района, заместители главы Администрации Пролетарского района, либо иные адресаты);
состав документа (количество страниц);
реквизиты сопроводительного письма (при наличии);
краткое содержание обращения;
рубрика (в соответствии с Типовым общероссийским классификатором);
вид обращения (заявление, предложение или жалоба);
кратность обращения (повторное, многократное);
гражданство заявителя (при наличии информации);
форма обращения (письменное, в форме электронного документа, устное);
тип предложения, заявления или жалобы (в соответствии с предлагаемыми списками);
предмет ведения (местные органы власти, Ростовская область как субъект Российской Федерации, Российская Федерация или совместное ведение).
 
 Ответственность за полноту сведений, вносимых в регистрационные карточки системы «Дело» несет ведущий специалист по работе с обращениями граждан сектора по общим вопросам и противодействию коррупции Администрации района.
 Если обращение подписано несколькими авторами, то регистрируется первый автор или автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Отметка о коллективности обращения вносится в регистрационную карточку системы «Дело». Коллективные обращения без подписей регистрируются по названию организации, предприятия, учреждения, из которого они поступили (например: коллектив завода «Витязь», студенты технического колледжа и тому подобное).
 По содержанию каждого обращения ведущий специалист по работе с обращениями граждан сектора по общим вопросам и противодействию коррупции определяет ответственного исполнителя, при необходимости – соисполнителей и направляют обращение по принадлежности.
  Информация об исполнителях и текст поручения вносятся в систему «Дело».  Ведущий специалист по работе с обращениями граждан сектора по общим вопросам и противодействию коррупции Администрации района подготавливает, редактирует и распечатывает сопроводительное письмо исполнителям и уведомление заявителю о направлении его обращения для рассмотрения или переадресации в другой государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
  Сопроводительные письма к обращениям, направляемым в органы исполнительной власти, органы местного самоуправления и другие организации, с просьбой информировать о рассмотрении вопросов по существу, подписываются начальником сектора. Сопроводительные письма к обращениям, не требующим информации по результату рассмотрения обращения, уведомления заявителям о рассмотрении обращения подписываются ведущим специалистом по работе с обращениями граждан сектора по общим вопросам и противодействию коррупции Администрации района.
Сопроводительные письма в федеральные органы государственной власти подписываются начальником сектора.
 Решение о направлении обращения на рассмотрение принимается исходя исключительно из его содержания, независимо от того, кому оно адресовано, за исключением писем, адресованных вышестоящими органами конкретным должностным лицам.
 Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
 В случае, если поставленные в обращениях граждан вопросы
не входят в компетенцию Администрации Пролетарского района, такие обращения в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в обращении, с уведомлением об этом заявителя.
 Если заявитель ранее обращался в органы исполнительной власти, органы местного самоуправления и не удовлетворен принятым решением, обращение передается для рассмотрения заместителям главы Администрации Пролетарского района в соответствии с утвержденным распределением обязанностей.
 Обращения граждан, поступившие в Администрацию Пролетарского района из федеральных органов государственной власти в случаях, если они взяты ими на контроль, передаются главе Администрации Пролетарского района и его заместителям, которые проводят работу в соответствии  с настоящим Порядком.
 В ответе в федеральные органы государственной власти должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения.
 Подлинники обращений граждан возвращаются в федеральные органы государственной власти только при наличии на них штампа «Подлежит возврату» или специальной отметки в сопроводительном письме о возврате обращения.
 Ежедневно, руководители или уполномоченные на это лица получают письменные обращения граждан по курируемым вопросам в секторе под роспись, при этом проверяются установленные реквизиты письменного обращения, наличие указанных автором вложений и приложений.
 Не допускается передача обращения, состоящего на контроле в секторе, от одного исполнителя другому, минуя сектор. О такой передаче работником сектора делается отметка в системе «Дело» и обращение передается другому исполнителю в соответствии настоящим Порядком.
 Должностные лица, которым поручено рассмотрение обращения, обеспечивают полное и объективное рассмотрение обращений в соответствии с требованиями, установленными федеральными законами, областными законами и настоящим Порядком.
 В случае, если рассмотрение обращения поручено одновременно нескольким заместителям главы Администрации Пролетарского района или структурным подразделениям Администрации Пролетарского района, ответственным за организацию рассмотрения обращения и подготовку обобщенного ответа считается исполнитель, указанный в поручении первым. При этом соисполнители, указанные в поручении, предоставляют информацию в адрес ответственного исполнителя для обобщения.
 В случае, если обращение переадресовано для рассмотрения по компетенции одновременно нескольким органам Администрации Пролетарского района, рассмотрение обращения и подготовка ответа каждым органом осуществляется самостоятельно в пределах вопросов, отнесенных к их компетенции.
  В случае, если рассмотрение обращения поручено совместно заместителям главы Администрации Пролетарского района ответственным за организацию рассмотрения обращения и подготовку обобщенного ответа считается первый заместитель главы Администрации Пролетарского района, указанный в поручении первым. При этом соисполнители, указанные в поручении, предоставляют информацию в адрес ответственного исполнителя для обобщения.
 Депутатский запрос, направленный в Администрацию Пролетарского района депутатом Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по обращениям граждан, направляется на рассмотрение тому должностному лицу, которому он адресован.
  Должностное лицо, которому направлен запрос, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через тридцать дней со дня регистрации в секторе.
  Ответ на депутатский запрос должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
 При обращении в Администрацию Пролетарского района депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с его деятельностью, должностные лица Администрации Пролетарского района Ростовской области дают ответ на это обращение и представляют запрашиваемые документы или сведения не позднее тридцати дней со дня регистрации в секторе обращений.
  Ответ на обращение депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации подписывается должностным лицом, которому дано поручение в соответствии с компетенцией.
 Запросы или обращения депутатов Законодательного Собрания Ростовской области, поступившие в Администрацию Пролетарского района по вопросам, входящим в компетенцию Администрации Пролетарского района и его должностных лиц, направляются на рассмотрение тому должностному лицу, которому они адресованы.
  Должностное лицо, которому направлен запрос или обращение, обязано дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через четырнадцать дней со дня его регистрации в секторе.
  Ответ на запрос или обращение должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос или обращение, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
 В случае, если при рассмотрении обращения в Администрацию Пролетарского района возникают разногласия между исполнителями о компетенции, данное обращение направляется заместителям главы Администрации Пролетарского района для принятия решения о дальнейшем рассмотрении обращения.
 В случае, если обращение направлено не по принадлежности, то оно подлежит возврату не позднее двух дней со дня получения обращения с сопроводительным письмом в адрес начальника сектора за подписью руководителя (или лица, его замещающего), помощника руководителя или руководителя структурного подразделения со ссылкой на правовой акт.
  При отсутствии объективного обоснования обращение к возврату не принимается.
 При рассмотрении обращений не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращениях, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия.
  Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления, иную организацию, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
 В случае получения в установленном порядке запроса органа государственной власти, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращения граждан, должностные лица Администрации Пролетарского района обязаны в течение пятнадцати дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращений, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
 Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах.
  В ответе должны быть определены конкретные сроки или условия решения поднятого вопроса. Если решить вопрос не представляется возможным, ответ заявителю должен содержать четкие разъяснения со ссылкой на действующее законодательство и, при возможности, предложения других вариантов решения проблемы.
 В случае направления на рассмотрение заместителям главы Администрации Пролетарского района обращений, содержащих вопросы, входящие в компетенцию федеральных органов власти, взаимодействие с которыми осуществляет Администрация Пролетарского района, ответственный исполнитель в установленном порядке запрашивает необходимую информацию и готовит ответ за подписью заместителя главы Администрации Пролетарского района или уполномоченными ими должностными лицами.
 Ответ на обращение, поступившее в Администрацию Пролетарского района в форме электронного документа, направляется заявителю в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
  Кроме того, на поступившее в Администрацию Пролетарского района обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требований пункта 3.38 настоящего Порядка  на официальном сайте Администрации Пролетарского района Ростовской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
 Гражданину, направившему обращение, в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта  в сети «Интернет», на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.
 Ответ на обращение граждан подписывается заместителем главы Администрации Пролетарского района,  главой Администрации Пролетарского района, либо иным должностным лицом по его поручению.
 К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к своему обращению. Если в письме не содержатся просьбы об их возврате, они остаются в деле по обращению заявителя, которое хранится в архиве. Копии отправленных гражданину документов хранятся в архиве.
 Ответы заявителям и в федеральные органы государственной власти печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Пролетарского района. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия, инициалы исполнителя и номер его служебного телефона.
 Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения в соответствии с пунктом 2.11 раздела 2 настоящего Порядка непосредственный исполнитель не позднее, чем за пять дней готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее должностному лицу, давшему поручение по рассмотрению обращения гражданина.
 Должностное лицо на основании служебной записки непосредственного исполнителя принимает решение о продлении срока рассмотрения обращения и направлении заявителю уведомления о продлении срока рассмотрения обращения.
 Копию служебной записки с решением о продлении срока рассмотрения и копию уведомления заявителю о продлении срока рассмотрения ответственный исполнитель представляет в отдел обращений для изменения контрольных сроков.
  При принятии решения о продлении срока рассмотрения обращения в регистрационной карточке системы «Дело» в разделе «Поручение» работником отдела обращений проставляется новый срок рассмотрения обращения.
 Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте ответа указывается срок окончательного разрешения вопроса.
 В случае, если контроль за рассмотрением обращения установлен федеральным органом государственной власти, то ответственный исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения, сообщив письменно о результатах согласования в сектор для внесения новых сроков в регистрационную карточку системы «Дело».
 Контроль за сроками исполнения поручений по рассмотрению обращений осуществляется заместителями главы Администрации района, давшими поручение по рассмотрению обращений. Организацию делопроизводства по исполнению поручений руководителя осуществляют должностные лица курируемых ими структурных подразделений Администрации Пролетарского района в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Администрации Пролетарского района.
 При поступлении отработанных обращений граждан в сектор ведущий специалист по работе с обращениями граждан сектора по общим вопросам и противодействию коррупции Администрации района снимает обращение с контроля. При этом проверяется полнота представленного пакета документов, соблюдение сроков рассмотрения обращения, в систему «Дело» вносится краткое содержание ответа, реквизиты ответа, отметка о результате рассмотрения обращений граждан: «Меры приняты», «Поддержано», «Разъяснено», «Не поддержано».
          На бумажной копии ответа проставляется дата снятия с контроля и подпись работка отдела обращений.
 Итоговое оформление дел по обращению заявителя для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству Администрации Пролетарского района.
 Должностные лица, ответственные за рассмотрение обращений, несут установленную законодательством ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов.
 Обращения граждан, поступившие в Администрацию Пролетарского района из общественных приемных Губернатора Ростовской области, регистрируются и рассматриваются в соответствии с требованиями, установленными настоящим Порядком.
При регистрации таких обращений в дополнительные реквизиты регистрационной карточки системы «Дело» вносится наименование общественной приемной, из которой поступило обращение.